Betriebsvereinbarung Microsoft 365 Viva Insights

Microsoft 365 ist die wohl meist diskutierteste Software im Kontext von Datenschutz und betrieblicher Mitbestimmung. Mittlerweile haben hierzu viele Unternehmen eine Betriebsvereinbarung Microsoft 365 abgeschlossen oder sind gerade dabei. Die wohl größte Herausforderung für Arbeitgeber und Betriebsräte ist jedoch nach wie vor einen geeigneten Ansatz zur Architektur der Betriebsvereinbarung zu finden. Dass der klassische Lastenheftansatz nahezu nicht mehr funktioniert, wird spätestens dann den Betriebsparteien bewusst, wenn kurz nach dem langersehnten Abschluss der Betriebsvereinbarung Microsoft „ganz plötzlich“ neue Funktionen einführt.

Microsoft Viva – Employee Experience Plattform (EXP)

So oder so ähnlich geht es derzeit vielen Unternehmen mit Blick auf Microsoft 365 Viva. Mit Microsoft Viva stellt Microsoft eine neue Zusammenarbeitsplattform – Employee-Experience-Plattform – zur Verfügung. Microsoft Viva besteht aus vier verschiedenen Komponenten – Connections, Topics, Learning und Insights. Sie sind jeweils als Dashboards in Microsoft Teams verfügbar, um Inhalte aus Microsoft 365 und Drittsystemen ganz einfach im Ökosystem von Microsoft dem jeweiligen Nutzer individuell zugänglich zu machen. Hier ein kurzer Überblick:

• Connections: im Wesentlichen eine SharePoint-Homepage und soll eine Art Intranet schaffen, welches in Microsoft Teams eingebettet ist
• Topics: Unterstützt als Wissensdatenbank bei Recherchen nach Informationen im Unternehmen wie etwa zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden
• Learning: soll laut Microsoft einen zentrale Stelle fürs Lernen in Microsoft Teams schaffen. Dieses Modul setzt dafür auf Künstliche Intelligenz (KI), die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Viva Learning enthält Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, von Drittanbietern sowie eigene Lerninhalte von Unternehmen.
• Insights: Mit Viva Insights möchte Microsoft Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittels datengestützter Erkenntnisse und Empfehlungen bei ihrem Arbeitsverhalten unterstützen. Beispiele: Die Wahrnehmung regelmäßiger Pausenzeiten oder das Einrichten von Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten.

Regelungsbedarf Microsoft Viva Insights

Gerade was Viva Insights angeht sollten sich die Betriebsparteien abstimmen. Dies vor dem Hintergrund, dass die Funktion gewissermaßen durch die „Hintertür“ als Microsoft Teams App – wenn nicht anders im Admin Center konfiguriert – von den Nutzern selbst installiert werden kann. Technologisch gesehen ist Viva Insights nichts grundlegend neues. Schon jetzt ist es möglich, in My Analytics, Workspace Analytics oder Power BI entsprechende Berichte zu erstellen. Neu ist jedoch die Integration in Microsoft Teams und je nachdem was die Regelungsstruktur der „Betriebsvereinbarung Microsoft 365“ vorsieht und die oben benannten Tools regelt, es ggf. Anpassungsbedarf gibt.

Microsoft versichert, dass die Einblicke in Viva Insights nur für die jeweilige Person sichtbar sind, weder für Führungskräfte noch für die IT, jedoch wird zeitgleich angeboten mittels entsprechender Workplace Analytics Lizenz Zugriff auf „Mein Team bzw. meine Organisation in Viva Insights“ zu erhalten.

Microsoft Viva zeigt einmal mehr, dass eine geeignete Betriebsvereinbarung für Microsoft 365 kein abschließendes Projekt sondern vielmehr ein sich kontinuierlich und stetig anpassendes Produkt ist. Diese Tatsache sollte bereits beim Aufsatz einer entsprechenden Betriebsvereinbarung Microsoft 365 mittels geeigneter Regelungen zur dynamischen Weiterentwicklung, Zweckbestimmungen, Kommunikationsprinzipien zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat und Vetorechten berücksichtigt werden.

Stehen auch Sie vor einer Herausforderung im Zusammenhang mit einer Betriebsvereinbarung für Microsoft 365? Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen einer Tandem-Schulung, als sachverständiger Experte oder bei der Erstellung einer entsprechenden Betriebsvereinbarung. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für einen Kennenlerntermin.