Die Softwarelösungen Outlook, Word, Excel, Powerpoint & Co. sind aus dem Büroalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft ist mit seinem Office-Paket klarer Marktführer. Bereits 2011 erschien die Version Microsoft Office 365. Diese unterscheidet sich maßgeblich zu den Vorgängerversionen darin, dass die Daten nicht mehr im firmeneigenen Netzwerk, sondern in einer Cloud, also auf externen Servern gespeichert werden. Wie üblich bei neuen Softwareupdates, dauert es im Unternehmensumfeld immer einige Zeit bis diese auch auf den Firmenrechner vordringen. Daher ist das Thema Betriebsvereinbarung für Microsoft Office 365 für viele Arbeitgeber und Betriebsräte sehr aktuell.

Ausgangspunkt hinsichtlich der betrieblichen Mitbestimmung bildet neben den datenschutzrechtlichen Fragestellungen die im Betriebsverfassungsgesetz sehr weitgehenden definierten Mitbestimmungsmöglichkeiten im Hinblick auf „technische Einrichtungen“ (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Hier geht es nicht darum, moderne Technologien zu verhindern, sondern das „Wie“ der operativen Umsetzung im Betrieb mitzugestalten. Maßgeblich aufgrund der Tatsache, dass Microsoft Office 365 eine Reihe von Nutzer- und Administratorenfunktionen bietet, die zur elektronischen Leistungs- und Verhaltensüberwachung eingesetzt werden könnten. Im Folgenden möchten wir einen ersten Überblick zu den spannendsten der regelungsbedürftigen Funktionalitäten bieten.

Skype for Business und Teams

Skype kennen wir bereit viele Jahre aus dem privaten Umfeld als Videokommunikationstechnologie. Eingebunden in Microsoft Office 365 zeigt Skype for Business beispielsweise immer die Präsenzinformationen der Mitarbeiter an. Durch den Onlinestatus wird auf der einen Seite die Kommunikation vereinfacht, da man beispielsweise nicht mehr vergebens versucht, den Kollegen telefonisch zu erreichen. Auf der anderen Seite lassen sich so auch Rückschlüsse auf das Verhalten der Mitarbeiters ziehen.
Da Microsoft Teams u.a. auf Skype for Business aufsetzt und Skype ablösen wird, gilt Teams – sofern es im Unternehmen angewendet werden soll – ebenso zu berücksichtigen.

MyAnalytics und Workplace Analytics

Die Microsoft Add-Ons MyAnalytics und Workplace Analytics bieten die Möglichkeit die Zusammenarbeit der Teams und somit die eigene Verhaltensweisen bzw. die der Mitarbeiter zu analysieren. Die Tools bieten ohne ausreichende interne Regelungen die Möglichkeit die innerbetrieblichen Kommunikationsbeziehungen auszuwerten.

Microsoft Office Graph und Delve

Microsoft Office Graph ist ein selbstlernender Algorithmus, der innerhalb von Microsoft 365 Informationen aus diversen Quellen automatisch vernetzt und diese so für den einzelnen Mitarbeiter anschaulich und zugänglich macht. Im Prinzip wird die Verhaltensweise des Einzelnen und seines Teams betrachtet. Delve setzt auf Microsoft Office Graph auf und ist eine Oberfläche, welche relevante Dokumente und Kontakte individuell anzeigt und somit eine persönliche Leistungs- und Verhaltensüberwachung durch den User selbst erlaubt. Je nach Datenschutzeinstellung kann die Benutzeraktivität für andere über Delve sichtbar sein.

SharePoint und OneDrive

Microsoft SharePoint und OneDrive bilden das Kernstück der Dokumentenorganisation in Office 365. Vorbei sind die Zeiten in denen jeder Mitarbeiter ausschließlich lokal seine Dateien auf der Festplatte oder einem klassischen Laufwerk speichert. Mit Office 365 ergeben sich neue Möglichkeiten wie Dateien, gespeichert, geteilt und bearbeitet werden. Aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Zugriffskonfigurationen gilt es daher vor der Einführung eine Unternehmensstandard zu definieren. Die Mitarbeiter sind im Zuge der Einführung von Office 365 diesbezüglich adäquat zu informieren und zu sensibilisieren.

Weitere Apps und Dienste

Selbstverständlich verfügt Microsoft 365 über eine Vielzahl weiterer Apps und Services. Abhängig vom Plan (also dem vom Unternehmen gewählten Lizenzmodell mit Microsoft) und den jeweils aktivierten Apps und Services sind diese jeweils gesondert hinsichtlich einer notwenigen eingrenzenden technische bzw. organisatorische Regelungen im Hinblick auf eine Leitungs- und Verhaltenskontrolle zu prüfen. Stellvertretend sind auszugsweise zu nennen: Azure AD, Forms, Planner oder Power BI.

Admin Center und Security & Compliance

Microsoft Office 365 bietet zur Steuerung der einzelnen Apps, Funktionen und Dienste vielfältige Administrations- sowie Überwachungs-Funktionalitäten. Zu nennen sind beispielsweise: das Überwachungsprotokoll, die Benachrichtigungsrichtlinien oder die Nachrichtenablaufverfolgung. Hierzu empfiehlt sich grundlegend Prinzipien und die Zwecke der Security & Compliance Funktionalitäten in der Betriebsvereinbarung zu vereinbaren. Die Rollenvergabe und Anwendung sollte daher ebenso Bestandteil einer ausgewogenen Betriebsvereinbarung sein.

Updates und Dynamik von Microsoft 365

Neben der Komplexität des Gesamtsystems beanspruchen in der Praxis die unzähligen Updates zu neuen Funktionalitäten und Features die Aufmerksamkeit der Betriebsparteien – auch über den Zeitpunkt der Einführung – hinaus. Daher empfiehlt sich auf jeden Fall in der zugrundeliegenden Betriebsvereinbarungen Prinzipien und insbesondere Prozesse zu Upgrades bzw. Updates zu vereinbaren. Hierzu haben sich in der Praxis transparente Checklisten, eindeutige Prozess- und Kommunikationsabfolgen sowie die Einführung von Vetorechten als sinnvoll erwiesen.

Leider werden sich in Microsoft 365 gerade bei neuen Funktionalitäten die betrieblich gewünschten Regelungen nicht immer technisch Regeln bzw. im Admin-Center konfigurieren lassen. Daher ist es nicht unüblich normativ organisatorische Regelungen zwischen den Betriebsparteien zu vereinbaren. Damit sind im wesentlich betriebseinheitliche Vorgaben im Umgang und zur Anwendung der technischen Einrichtung gemeint.

Externe Sachverständigen-Unterstützung und Musterkonzept Betriebsvereinbarung Office 365

Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass die Betriebsparteien sich häufig schwer mit der Einführung von Microsoft Office 365 tun. Ein umfassender Austausch und Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ist daher in allen Phasen der Planung, Einführung und der Anwendung ein essentieller  Erfolgsfaktor und sollte frühzeitig geplant und durchgeführt werden.

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