Das Jahr 2020 wird insbesondere bedingt durch die COVID-19 Pandemie als ein regelrechter Beschleunigungsfaktor für den Einzug von vielfältigen Digitalisierungsmaßnahmen in den Betrieben und Unternehmen in die Geschichtsbücher eingehen. Prominentestes Beispiel und stellvertretend für das „neue Normal“ ist die vielfältige Anwendung von Videokonferenzsystemen wie beispielsweise Microsoft Teams. Im Zuge der betrieblichen digitalen Transformationsprozesse finden jedoch weit vielfältigere Veränderungen statt. Meist nicht so präsent aber mindestens ebenso dynamisch verhält es sich mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung – englisch: Robotic Process Automation (RPA).

Robotic Process Automation (RPA) übernimmt routinemäßige und transnationale Tätigkeiten im Betrieb

In nahezu jedem Unternehmen werden die Mitarbeiter in nennenswertem Umfang seit den 80er Jahren von computergestützten Datenverarbeitungssystemen unterstützt. Stellvertretend zu nennen sind hier beispielsweise die bekannten SAP-, Oracle- oder auch funktionalen Personal-, Finanz- und Vertriebssysteme. Vorrangig dienen diese IT-Systeme dazu, manuelle Arbeitsschritte sowie routinemäßige Eingaben von Anwendern zu steuern. Meist mittels eindeutiger Datenbankfelder und repetitive (= wiederholenden) Prozessabfolgen. Mittels Robotic Process Automation (RPA) ist beabsichtigt insbesondere diese zumeist transaktionalen Arbeitsschritte weitestgehend durch Softwareroboter (sog. Bots) zu automatisieren. Typische Beispiele hierzu können etwa sein:

• Auftragsabwicklung: Nachverfolgung von Terminzusagen von Lieferanten und Kunden
• Buchführung: Formale Prüfung von Eingangsrechnungen und Zuordnung zu Kostenstellenverantwortlichen
• Kalkulation: Erstellung von Kundenangeboten in Abhängigkeit von vielfältigen Kalkulationsprämissen
• Dokumentenverwaltung: Ablage und Archivierung von Dokumenten und Schriftverkehr

Das zumeist verfolgte Ziel von Robotic Process Automation (RPA) liegt auf der Hand. Unternehmen versprechen sich dadurch, die Mitarbeiter von meist monotonen und dadurch ungeliebten „Klickroutinen“ insbesondere bei systemübergreifenden Arbeitsschritten zu entlasten und Effizienzgewinne im Hinblick auf den Personaleinsatz zu erzielen. Entweder um Mitarbeiter abzubauen oder – und sicherlich nachhaltiger – die Mitarbeiter für andere und meist komplexere Aufgaben im Betrieb zu qualifizieren und weiterzuentwickeln.

Häufig geht es um Zeiteinsparungen und um die Reduzierung der eintönigen Aufgaben

Globaler Wettbewerb und die fortlaufende Produktinnovation stellen Unternehmen vor die Herausforderung ihr Geschäftsmodell stets an den Anforderungen des Marktes (Kundenmarkt und Arbeitsmarkt) auszurichten. Robotic Process Automation (RPA) kann demnach hierzu eine wichtige Investition in die Zukunft sein. Wichtig und unerlässlich jedoch ist es, die Mitarbeiter sehr sorgfältig und umfassend einzubeziehen und entsprechend zu qualifizieren. Ebenso wichtig ist es, dass Arbeitgeber und Betriebsrat die initialen Bedenken und Sorgen im Kontext einer möglichen Robotic Process Automation (RPA) gegenseitig ernst nehmen, um das Vorhaben offen und ehrlich gemeinsam zu gestalten.

Robotic Process Automation (RPA) kann eine sinnvolle Investition in die Zukunft sein

Für den Erfolg einer Robotic Process Automation (RPA) Einführung ist es unerlässlich, dass sich Arbeitgeber und Betriebsrat hinsichtlich der Notwendigkeit einer Prozess-Digitalisierung und Automatisierung sowie über Chancen und natürlich auch die Risiken informieren und sprechen! Dabei lassen sich die folgenden relevanten Faktoren identifizieren:

• Veränderung der Geschäftsprozesse: Vorausgehend einer Einführung von Robotic Process Automation (RPA) ist zumeist die Analyse des IST-Prozesses. Dies erfolgt beispielsweise mittels Process Mining. Darunter versteht man den Einsatz einer gesonderten Technologie zur systematischen Analyse und Auswertung von Geschäftsprozessen. In aller Regel werden hierzu mittels einer Process Mining Software relevante Informationen über die Dauer der einzelnen Prozessschritte, die gesamte Durchlaufzeit oder der definierte Pfad, den der Mitarbeiter im Prozess durchläuft, analysiert. Dabei ist von besonderer Bedeutung, dass Arbeitgeber, Betriebsrat und insbesondere die involvierten Mitarbeiter die „richtigen“ Rückschlüsse aus den Prozessanalyse-Daten ziehen. Deshalb ist es für ein erfolgreiches Vorhaben im Kontext der betrieblichen Mitbestimmung von besonderer Bedeutung, dass die Prinzipien und die Auswahl der Daten sowie deren Analyse im Vorfeld gemeinsam besprochen sind, um die „richtige“ gemeinsame Schlussfolgerung zu treffen!

• Der Mitarbeiter im Fokus: Abgeleitet von den identifizierten Potenzialen der Geschäftsprozessoptimierung und einhergehenden Einführung von Bots ist es unerlässlich, dass die Betriebsparteien daraufhin die Auswirkungen auf den einzelnen Mitarbeiter bzw. die Belegschaft generell analysieren. Dabei geht es um Fragen wie sich konkret die Arbeitsplätze der Mitarbeiter verändern, welche Möglichkeiten bestehen einen zumeist notwendigen Bildungsbedarfs zu identifizieren und in welchem Umfang entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen durchzuführen sind. Aber auch die Frage wie die einzelnen Mitarbeiter über die RPA-Maßnahme und bei der Definition der SOLL-Prozesse beteiligt und informiert werden können. Ist das Vorhaben auch mitarbeiterorientiert aufgesetzt, lassen sich dadurch zumeist lästige Routineaufgaben reduzieren, um so mehr Raum für andere Tätigkeiten und wertschöpfende Aktivitäten zu erzielen.

• Taktische Personalplanung: Durch die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) geht zumeist ein signifikanter Einfluss auf die taktische Personalplanung einher. Die Betriebsparteien müssen daher auch diesen Aspekt beachten. Hintergrund ist, dass die Qualifikationsanforderungen in den Abteilungen und Teams sich zumeist verschieben (qualitative Personalplanung). Oder sich auch die Kapazitäten (FTE = englisch full time equivalent) ebenso im Unternehmen verschieben oder gar angepasst werden müssen. Insbesondere letzteres gilt es sehr sorgfältig zu analysieren und bei Bedarf eine Beschäftigungs- bzw. Standortsicherung zwischen den Betriebsparteien zu besprechen.

• Datenschutz, Verhaltenskontrolle und Haftung: Bei der Durchführung insbesondere von Prozessanalysen, bspw. durch von Process Mining aber auch im weiteren Verlauf der Implementierung der konkreten Bots ist darauf zu achten, dass die Betriebsparteien sich hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Vorgaben insbesondere bei der Verarbeitung von personenbezogenen Beschäftigtendaten abgestimmt haben. Im laufenden Betrieb ist sicherzustellen, dass jederzeit erkennbar ist, welche Prozess-Teilaktivität von einem Bot bzw. von einem echten Mitarbeiter erbracht wurde. In diesem Zusammenhang sind geeignete Regelungen entsprechend einer Verhaltens- und Leistungskontrolle gemeinsam zu erarbeiten und zu gestalten. Darüberhinaus ist auch denkbar, dass spezielle Bots explizit für Personal- / HR-Geschäftsprozesse eingesetzt werden. Daran wird deutlich, dass abhängig vom zu automatisierenden Geschäftsprozess hierauf ein besonderes Augenmerk liegen muss.

Die Betriebsparteien müssen die Chancen und Risiken abwägen und geeignete Regelungen vereinbaren

Für die Betriebsparteien gilt es bei der Einführung von Robotic Process Automation (RPA) vielfältige Beteiligungsrechte sorgfältig einzubeziehen. Hierzu zählen insbesondere:

• § 111 BetrVG, dort insbesondere die Ziffern 4 und 5. Eine „Betriebsänderung“, mit der eine grundlegende Änderung der Betriebsorganisation bzw. die Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden und Fertigungsverfahren einhergeht. Hier ist jedoch zu beachten, dass mindestens ein erheblicher Teil betroffen ist. (Siehe auch hier).
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 sozusagen der Klassiker im Umgang mit technischen Einrichtungen im Kontext eines möglichen Potentials das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
• § 90 BetrVG im Sinne der Unterrichtungs- und Beratungsrechte bei Arbeitsplatzveränderungen.
• § 95 Abs. 3 BetrVG im Sinne notwendiger Versetzungen der Mitarbeiter.
• § 97 Abs. 2 BetrVG sofern Robotic Process Automation (RPA) dazu führt, dass sich die Tätigkeit der betroffenen Mitarbeiter .ändert. Dadurch gekennzeichnet, dass die beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ausreichen.

Stehen auch Sie vor der Herausforderung, ein für beide Betriebsparteien neues und noch im Detail unbekanntes Thema mit der anderen Betriebspartei zu einem fairen Abschluss zu bringen? Das Team von Betriebsdialog unterstützt Sie gerne auf dem Weg zu einem Konsens. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für einen Kennenlerntermin.