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CASE1: Einführung einer mitbestimmungspflichtigen Software HCM Personal-Systeme

(Internationales Industrieunternehmen)

Die Einführung moderner digitalen Personal-Systeme stellte Arbeitgeber und Betriebsrat immer wieder vor die Herausforderung im Umgang mit betrieblicher Mitbestimmung. Im konkreten Fall wurden Arbeitgeber und Betriebsrat von Beginn an durch Betriebsdialog im Prozess anhand eines Vorgehensmodells begleitet.

Ein internationales Industrieunternehmen startete zu Beginn des Jahres 2017 ein globales Projekt zur divisionsübergreifenden Einführung eines zukunftweisenden Human Resources IT-Systems. Für eine reibungslose und kooperative IT-Systemeinführung im Sinne der betrieblichen Mitbestimmung an den Standorten in Österreich und Deutschland wurde Betriebsdialog direkt zu Projektbeginn proaktiv hinzugezogen.

Einbeziehung von Betriebsdialog

Auf Empfehlung des Softwareherstellers wurde der Kontakt zu Betriebsdialog über den Arbeitgeber des Unternehmens hergestellt. Nach einem ersten Kennenlernen sprachen sich der Arbeitgeber als auch die Betriebsräte zur allparteiischen und sachkundigen Expertenbegleitung durch Betriebsdialog aus. Der Arbeitgeber und die Betriebsräte sahen im Ansatz des Mitbestimmungslotsen eine praxisnahe, fair ausgleichende und nachhaltig Vorgehensweise und somit echte Mehrwerte für beide Betriebsparteien. In den folgenden Wochen erarbeitete der Mitbestimmungslotse in Workshops gemeinsam mit den Betriebsparteien konkrete Regelungs- und Umsetzungsansätze und berücksichtige dabei ebenso die Beziehungsebene von Betriebsrat und Arbeitgeber. Wesentliche inhaltliche Knackpunkte im Prozess waren:

  • Generelles Vorgehen im Projekt um alle Interessen und Bedürfnisse der Betriebsparteien auf globaler sowie lokaler Ebene abzubilden
  • Ausblick und Einblick zum Projektumfang (Systemstruktur und zukünftige HR-Prozesse) und der daraus abgeleiteten betrieblichen Mitbestimmung
  • Nachvollziehbares konzernübergreifendes Zugriffs- und Berechtigungskonzept
  • Regelungen und transparente Information der Mitarbeiter im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Praktische Umsetzung der Anforderungen durch die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
Erfolgreicher Abschluss

In den von Betriebsdialog moderierten Terminen wurden u.a. das Zielbild, die Hintergründe sowie die Interessen der Betriebsräte und des Arbeitgebers bei der geplanten Systemeinführung beleuchtet, diskutiert und im Hinblick auf mögliche Lösungsansätze überprüft. Ein wesentlicher Aspekt in den Gesprächsterminen war für beide Betriebsparteien ein Vorgehen zu wählen, welches zum einen dem Betriebsrat die Sicherheit und Zeit gibt, mitbestimmungsrelevante Aspekte umfassend zu beleuchten und zum anderen dem Arbeitgeber die fortlaufende Verfolgung seines globalen Vorhabens ermöglicht. Vor diesem Hintergrund wurde ein modulares Vorgehen im Projekt gewählt. Zunächst wurden die oben genannten Knackpunkte als gemeinsames Fundament des Vorhabens in einer ausgewogenen Betriebsvereinbarung zusammengefasst und abgeschlossen. Dies stärkte das Vertrauen in das gewählte Vorgehen sowie die Sicherstellung der jeweiligen Interessen aller Beteiligten. Im weiteren Verlauf der Gespräche lag nach Abschluss der Vereinbarung der Fokus auf dem ersten HR-Modul bzw. HR-Prozess der im System zukünftig abgebildet werden sollte. Arbeitgeber und Betriebsräte tauschten sich intensiv aus und von Seiten des Mitbestimmungslotsen wurden Vorschläge im Hinblick auf die Umsetzung eingebracht und zur Diskussion gestellt.

Im Ergebnis konnten alle Interessen beleuchtet und berücksichtigt werden. Seit Januar 2018 ist das HR Personal-System sowie dessen erstes Modul global live. Ein gemeinsamer Erfolg der beteiligten Betriebsratsgremien und des Arbeitgebers.

Auch Sie planen die Einführung von neuen Tools oder Systemen? Sie sehen in naher Zukunft Herausforderungen und Regelungsbedarf bei betrieblichen Veränderungen? Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg zu einer sinnvollen, fair ausgewogene und nachhaltige Lösung für Mitarbeiter, Betriebsräte und Arbeitgeber auf Augenhöhe. Kontaktieren Sie uns unverbindliche für einen Kennenlerntermin.

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