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Betriebsvereinbarung für HR Management Systeme

Moderne Personal Management Systeme sind kaum noch aus den Personalabteilungen wegzudenken. Betriebliche Veränderungen oder die Digitalisierung führen Arbeitgeber und Betriebsrat jedoch immer wieder vor die Herausforderung eine für das einzuführende IT-System faire, sichere und passende Betriebsvereinbarung abzuschließen.

Unabhängig ob eine umfassende HR Lösung oder eine für spezielle Personalprozesse ausgelegte Software eingeführt wird, sind von den Betriebsparteien meist die selben Fragestellungen zu beachten. Anbieter von umfassenden HR Lösungen sind beispielsweise Haufe Umantis, Workday, Cornerstone, Rexx oder Personio. Vertreter für das Angebot für spezielle Personalprozesse wie beispielsweise die Digitale Personalakte, Zeiterfassung, Dienstplanung, Reisekostenabrechnung sind Unternehmen wie Aconso, Atoss, Reflexis oder HRworks.

Wo liegen Knackpunkte bei der Einführung von HR Management Systemen und der Betriebsvereinbarung?

Die Softwarehersteller bieten ihren Kunden im direkten Vertragsverhältnis in aller Regel optimale technische und datenschutzrechtliche Lösungen. Darüber hinaus gilt es jedoch für die Betriebsparteien geeignete Regelungen zu treffen, die Systemeinführung auch in deren Innenverhältnis, also intern zwischen dem Betrieb und seinen Mitarbeitern, ebenso optimal zu gestalten. Knackpunkte und regelmäßiger Anlass der Auseinandersetzung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat liegen insbesondere bei Cloud Applikationen zu Fragen des Arbeitnehmerdatenschutz (DSGVO) sowie dem Umgang mit den generellen Mitbestimmungsrechten (BetrVG) des Betriebsrates. 

Arbeitnehmerdatenschutz: Seit dem 25.05.18 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach Art. 88 können personenbezogene Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext auch auf Basis einer Betriebsvereinbarung rechtmäßig verarbeitet werden. Hierzu gilt es jedoch den gesteigerten Anforderungen aus der DSGVO zu entsprechen. Sofern eine Datenübermittlung innerhalb der Unternehmensgruppe erfolgen soll, gilt es dies ebenso in den zu vereinbarenden Regelungen (Betriebsvereinbarung) zu berücksichtigen.

Technische Einrichtung: Nach § 87 BetrVG fällt eine cloudbasierte Software unter die Regelungen einer „technischen Einrichtung“. Dies ist ein zwingender mitbestimmungspflichtiger Sachverhalt der die Zustimmung des Betriebsrates benötigt. 

Mitbestimmung auf Prozessebene: Neben § 87 BetrVG sieht das Betriebsverfassungsgesetz vielfältige Beteiligungsrechte des Betriebsrates für Personalprozesse vor. Diese werden bei der Einführung einer neuen HR-Software nahezu immer auch tangiert. Wird beispielsweise das Mitarbeitergespräch über das neue HR System abgebildet, wird man schnell zu § 94 BetrVG Beurteilungsgrundsätze kommen. Oder denkt man an das digitale Trainingsmanagement der Mitarbeiter, welches über die neue Software abgebildet werden soll. Hier wird man auf Prozessebene sich meist auch zu den Beteiligungsrechten zum Thema Berufsbildung § 96-98 BetrVG austauschen. 

Stehen auch Sie vor der Herausforderung eine Betriebsvereinbarung für ein neues oder bestehendes HR System abzuschließen? Wir unterstützen beide Betriebsparteien auf dem Weg zu einer gemeinsamen, sinnvollen, fair ausgewogenen und nachhaltigen Regelung. Kontaktieren Sie uns gerne für einen unverbindlichen Kennenlerntermin. 

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