Komplexe IT-Systeme verstehen, bewerten und gemeinsam sinnvoll regeln
Die Einführung neuer IT- und KI-Systeme gehört heute zu den anspruchsvollsten Themen der betrieblichen Mitbestimmung. Moderne Cloud-Anwendungen verändern sich kontinuierlich, verarbeiten große Mengen an Beschäftigtendaten und verbinden zunehmend klassische Softwarefunktionen mit Analytics, Automatisierung und künstlicher Intelligenz.
Gleichzeitig müssen Arbeitgeber und Betriebsrat häufig Entscheidungen treffen, obwohl technische Funktionen, zukünftige Nutzungsszenarien und mögliche Auswirkungen noch nicht vollständig feststehen.
Als externer IT-Sachverständiger unterstütze ich Betriebsräte, Arbeitgeber und gemeinsame Projektgruppen dabei, diese Komplexität zu reduzieren und tragfähige Regelungen zu entwickeln. Mein Schwerpunkt liegt nicht allein auf der technischen Analyse eines Systems. Entscheidend ist die Übersetzung zwischen Technik, Datenschutz, betrieblicher Praxis und Mitbestimmung.
Ziel ist eine Regelung, die Beschäftigte schützt, dem Betriebsrat wirksame Beteiligung ermöglicht und gleichzeitig den tatsächlichen betrieblichen Einsatz moderner IT-Systeme berücksichtigt.
Wann kann die Unterstützung durch einen IT-Sachverständigen sinnvoll sein?
Eine sachverständige Begleitung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn neue oder wesentlich veränderte IT-Systeme eingeführt werden und ihre Auswirkungen auf Beschäftigte, Datenschutz oder betriebliche Mitbestimmung bewertet werden müssen.
Typische Fragestellungen sind beispielsweise:
- Welche personenbezogenen Beschäftigtendaten verarbeitet das System?
- Zu welchen konkreten Zwecken werden diese Daten verarbeitet?
- Welche Auswertungen, Reports und Analysen sind technisch möglich?
- Welche Rollen und Berechtigungen bestehen?
- Welche Daten können Führungskräfte oder Administratoren einsehen?
- Welche Möglichkeiten einer Leistungs- oder Verhaltenskontrolle bestehen?
- Werden KI-gestützte Empfehlungen, Bewertungen oder Prognosen eingesetzt?
- Wie transparent sind automatisierte oder algorithmische Entscheidungen?
- Welche Protokoll- und Auditdaten entstehen?
- Welche Daten werden an weitere Systeme oder externe Anbieter übertragen?
- Wie werden Funktionsänderungen bei Cloud-Systemen künftig behandelt?
- Welche Regelungen gehören in eine Betriebsvereinbarung?
Gerade bei komplexen Plattformen reicht es häufig nicht aus, ausschließlich einzelne technische Funktionen zu betrachten. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Daten, Berechtigungen, Prozessen, Auswertungsmöglichkeiten und tatsächlichen Nutzungsszenarien.
IT-Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen kann insbesondere das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG von Bedeutung sein. In der betrieblichen Praxis entsteht dabei regelmäßig eine zentrale Herausforderung: Technisch mögliche Funktionen sind nicht automatisch mit tatsächlich beabsichtigten Nutzungen gleichzusetzen. Ein modernes IT-System kann beispielsweise zahlreiche Reports, Protokolle oder Analysefunktionen bereitstellen, obwohl das Unternehmen diese Funktionen gar nicht für eine personenbezogene Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einsetzen möchte.
Eine gute Betriebsvereinbarung sollte deshalb nicht versuchen, jede theoretisch mögliche Funktion einer Software vollständig zu beschreiben. Stattdessen sollte möglichst klar geregelt werden:
- welche Zwecke zulässig sind,
- welche Daten hierfür verarbeitet werden dürfen,
- welche Rollen auf diese Daten zugreifen dürfen,
- welche Auswertungen zulässig oder ausgeschlossen sind,
- welche Kontrollmöglichkeiten bestehen,
- wie technische Änderungen behandelt werden und
- wann der Betriebsrat erneut beteiligt wird.
So entsteht eine Regelungsarchitektur, die sowohl den Schutz der Beschäftigten als auch die technische Dynamik moderner IT-Systeme berücksichtigt.
Sachverständiger nach § 80 Abs. 3 BetrVG
Betriebsräte stehen bei komplexen IT- und KI-Projekten häufig vor der Frage, ob die vorhandene interne Fachkenntnis ausreicht, um die technischen und organisatorischen Auswirkungen eines Systems sachgerecht beurteilen zu können.
Hier kann die Hinzuziehung eines externen Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG relevant werden.
Die konkrete Rolle eines Sachverständigen kann dabei sehr unterschiedlich ausgestaltet sein. Sie kann beispielsweise umfassen:
- fachliche Analyse des Systems,
- strukturierte Aufbereitung technischer Informationen,
- Unterstützung bei der Formulierung von Fragen an den Arbeitgeber,
- Bewertung von Datenverarbeitungen,
- Analyse von Auswertungsmöglichkeiten,
- Prüfung von Rollen- und Berechtigungskonzepten,
- Unterstützung bei Betriebsvereinbarungen,
- Begleitung von Workshops und Verhandlungen,
- Entwicklung von Beteiligungs- und Änderungsprozessen.
Mein Ansatz besteht dabei darin, technische Komplexität so weit zu reduzieren, dass die Betriebspartner selbst fundierte Entscheidungen treffen können.
Unterstützung bei KI-Systemen und künstlicher Intelligenz
Mit KI verändern sich die Fragestellungen der IT-Mitbestimmung nochmals deutlich. Während klassische IT-Systeme häufig relativ klar definierte Funktionen bereitstellen, können KI-Systeme Inhalte analysieren, Wahrscheinlichkeiten berechnen, Empfehlungen aussprechen, Informationen generieren oder Entscheidungsprozesse unterstützen.
Für Betriebsrat und Arbeitgeber stellen sich dadurch neue Fragen:
- Welche Daten werden von der KI verarbeitet?
- Welche Informationen fließen in ein Ergebnis ein?
- Handelt es sich lediglich um eine Unterstützung oder beeinflusst das Ergebnis konkrete Personalentscheidungen?
- Kann ein KI-Ergebnis Auswirkungen auf Beschäftigte haben?
- Wie erfolgt die menschliche Kontrolle?
- Welche Transparenz ist erforderlich?
- Welche Rolle spielen AI Act, Datenschutz und betriebliche Mitbestimmung?
Besonders wichtig ist aus meiner Sicht die klare Trennung zwischen assistierenden Funktionen und Systemen, deren Ergebnisse unmittelbar oder mittelbar Auswirkungen auf Beschäftigte haben können. Nicht jede KI-Funktion benötigt dieselbe Regelungstiefe. Eine gute KI-Governance sollte deshalb unterschiedliche Einsatzszenarien unterscheiden und angemessene Beteiligungsprozesse definieren.
Typische IT- und KI-Systeme
Ich unterstütze Betriebspartner unter anderem bei komplexen HR-, Cloud- und Unternehmenssystemen. Dazu gehören beispielsweise:
Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot
Bei Microsoft 365 und Copilot entstehen Fragestellungen insbesondere durch die Verbindung von Kommunikation, Dokumenten, Kollaboration, KI-Funktionen und umfangreichen Administrations- und Protokolldaten. Typische Themen sind:
- Microsoft 365 Copilot
- Teams
- SharePoint
- Outlook
- Agents
- Audit- und Protokolldaten
- Berechtigungen
- Inhaltsdaten
- KI-generierte Ergebnisse
- mögliche Leistungs- und Verhaltenskontrolle
Workday
Workday verbindet zahlreiche personalwirtschaftliche Prozesse innerhalb einer Plattform. Je nach eingesetzten Modulen (Funktionsbereichen) können insbesondere relevant sein:
- Core HCM
- Recruiting
- Talent
- Skills
- Performance
- Learning
- People Analytics
- Reporting
- Security Groups
- HiredScore
- KI- und Matchingfunktionen
Ein zentraler Schwerpunkt liegt häufig auf der Frage, welche Personengruppen welche Beschäftigtendaten sehen und welche Auswertungen aus diesen Informationen abgeleitet werden können.
SAP und SAP S/4HANA
SAP-Projekte unterscheiden sich häufig von klassischen Softwareeinführungen.
Insbesondere große S/4HANA-Transformationen laufen über mehrere Jahre und verändern gleichzeitig Prozesse, Rollen, Organisationsstrukturen und technische Systeme. Hier ist häufig eine mitbestimmungsrechtliche Architektur erforderlich, die nicht erst am Ende des Projekts greift, sondern die Transformation kontinuierlich begleitet.
SAP SuccessFactors
Bei SuccessFactors stehen insbesondere HR-Prozesse und Beschäftigtendaten im Mittelpunkt. Typische Themen sind:
- Employee Central
- Recruiting
- Performance & Goals
- Talent
- Learning
- People Analytics
- Rollen- und Berechtigungskonzepte
- KI-Funktionen
Workforce-Management-Systeme
Bei Workforce Management und Personaleinsatzplanung können neben klassischen Beschäftigtendaten zunehmend Prognose-, Optimierungs- und Planungsmodelle zum Einsatz kommen. Dabei stellen sich insbesondere Fragen zur Datengrundlage, zu Prognosen, KPIs, automatisierten Planungsvorschlägen und möglichen Rückschlüssen auf Leistung oder Verhalten einzelner Beschäftigter.
Betriebsvereinbarungen für moderne Cloud-Systeme
Viele klassische IT-Betriebsvereinbarungen stammen aus einer Zeit, in der ein System eingeführt, technisch beschrieben und anschließend über mehrere Jahre relativ unverändert betrieben wurde. Dieses Modell passt nur eingeschränkt zu modernen Cloud-Systemen. Softwareanbieter verändern Funktionen fortlaufend. Neue Features werden aktiviert, bestehende Funktionen erweitert und zunehmend KI-Komponenten integriert. Eine moderne IT-Betriebsvereinbarung sollte deshalb nicht versuchen, die komplette technische Realität dauerhaft einzufrieren. Stattdessen braucht es eine robuste Regelungsarchitektur. Dazu können beispielsweise gehören:
- klare Zweckbindungen,
- zulässige Datenverarbeitungen,
- Regelungen zu Rollen und Berechtigungen,
- Grenzen der Leistungs- und Verhaltenskontrolle,
- Transparenzpflichten,
- Beteiligungsverfahren bei Änderungen,
- Regelungen für Pilot- und Testphasen,
- Eskalationsverfahren,
- Audit- und Kontrollrechte,
- Review-Prozesse.
Der entscheidende Punkt ist dabei die prozessuale Berechenbarkeit: Arbeitgeber und Betriebsrat sollten bereits im Vorfeld wissen, welche Veränderung welche Beteiligung auslöst. Dadurch muss nicht jede technische Änderung automatisch zu einer vollständigen Neuverhandlung führen.
Nicht jede technische Möglichkeit ist automatisch eine zulässige Nutzung
Ein wiederkehrendes Problem bei IT-Verhandlungen besteht darin, technische Möglichkeiten mit tatsächlich zulässigen betrieblichen Nutzungen gleichzusetzen.
Moderne Systeme erzeugen zwangsläufig große Mengen an Informationen
Hierzu können beispielsweise Nutzungsdaten, Protokolldaten, Inhaltsdaten, Metadaten oder Reportinginformationen gehören. Aus solchen Daten können möglicherweise Indikatoren abgeleitet werden. Diese erlauben jedoch häufig keinen abschließenden Rückschluss auf das tatsächliche Verhalten oder die tatsächliche Leistung eines Beschäftigten. Eine gute Regelung sollte deshalb klar zwischen technischer Datenverfügbarkeit und betrieblicher Zweckbestimmung unterscheiden. Nicht entscheidend ist allein die Frage: „Was kann das System?“ Entscheidend ist vielmehr: „Was darf der Arbeitgeber mit den vorhandenen Daten zu welchem Zweck tun?“
Gemeinsame Sachverständigenbegleitung von Arbeitgeber und Betriebsrat
Nicht jedes IT-Projekt muss zwangsläufig als klassische Auseinandersetzung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat organisiert werden. Bei komplexen IT- und Transformationsprojekten kann es sinnvoll sein, dass sich beide Betriebspartner auf einen gemeinsamen fachlichen Ansprechpartner verständigen. In dieser Rolle verstehe ich mich nicht als Vertreter einer Seite. Meine Aufgabe besteht vielmehr darin, Transparenz über das System herzustellen, Interessen sichtbar zu machen, offene Fragestellungen zu strukturieren und gemeinsam tragfähige Lösungen zu entwickeln. Das kann insbesondere sinnvoll sein, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat grundsätzlich an einer kooperativen Lösung interessiert sind, gleichzeitig aber unterschiedliche fachliche Bewertungen oder Informationsstände bestehen. Sachverständigenbegleitung und Moderation können dann miteinander verbunden werden.
Wie läuft eine typische Begleitung ab?
Der konkrete Ablauf hängt von System, Projektphase und Ausgangslage ab.
Bewährt hat sich häufig ein Vorgehen in fünf Schritten.
1. System verstehen
Zunächst werden Zweck, Funktionen, Daten, Rollen, Schnittstellen und geplante Nutzung des Systems strukturiert aufgenommen.
2. Mitbestimmungsrelevante Themen identifizieren
Anschließend werden die Punkte herausgearbeitet, die für Datenschutz, Leistungs- und Verhaltenskontrolle sowie betriebliche Mitbestimmung relevant sind.
3. Regelungsbedarf priorisieren
Nicht jede Funktion benötigt dieselbe Regelungstiefe.
Deshalb wird zwischen wesentlichen Regelungsfragen und rein technischen Detailfragen unterschieden.
4. Lösungs- und Regelungsmodell entwickeln
Auf dieser Grundlage können konkrete Regelungen, Betriebsvereinbarungen oder Beteiligungsprozesse entwickelt werden.
5. Umsetzung und Weiterentwicklung begleiten
Gerade bei Cloud- und KI-Systemen endet die Mitbestimmung nicht mit der Unterzeichnung einer Betriebsvereinbarung.
Deshalb können Review-, Änderungs- und Eskalationsprozesse Teil der Regelung sein.
Mein Verständnis der Rolle als IT-Sachverständiger
Ein guter IT-Sachverständiger sollte aus meiner Sicht nicht möglichst viele technische Probleme produzieren. Er sollte Komplexität reduzieren.
Betriebsrat und Arbeitgeber benötigen am Ende keine 150-seitige technische Dokumentation, sondern Klarheit darüber,
- welche Fragen tatsächlich relevant sind,
- welche Risiken realistisch bestehen,
- welche Interessen geschützt werden müssen,
- welche Regelungen erforderlich sind und
- welche Punkte pragmatisch gelöst werden können.
Genau darin liegt für mich der Kern sachverständiger Begleitung.
Häufige Fragen
Wann benötigt ein Betriebsrat einen IT-Sachverständigen?
Dies kann insbesondere bei komplexen IT- oder KI-Systemen sinnvoll sein, wenn die technischen Funktionen und deren Auswirkungen ohne zusätzliche Fachkenntnis nicht ausreichend beurteilt werden können. Die konkreten rechtlichen Voraussetzungen einer Hinzuziehung sind im jeweiligen Einzelfall zu prüfen.
Unterstützt du ausschließlich Betriebsräte?
Nein. Ich unterstütze Betriebsräte, Arbeitgeber sowie gemeinsame Projekt- und Verhandlungsgruppen. Gerade bei komplexen IT-Projekten kann ein gemeinsamer Sachverständiger helfen, unterschiedliche Informationsstände zu reduzieren und schneller zu tragfähigen Regelungen zu kommen.
Begleitest du auch Verhandlungen über Betriebsvereinbarungen?
Ja. Die Unterstützung kann von der technischen Analyse über die Entwicklung einer Regelungsarchitektur bis zur Moderation konkreter Verhandlungen reichen.
Unterstützen du auch bei KI-Systemen?
Ja. KI-Mitbestimmung bildet einen Schwerpunkt meiner Tätigkeit. Hierzu gehören insbesondere generative KI, Microsoft 365 Copilot, KI-Funktionen in HR-Systemen sowie Rahmenregelungen für den Einsatz künstlicher Intelligenz.
Muss für jedes IT-System eine eigene Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden?
Nicht zwingend. Je nach bestehender Regelungsarchitektur können IT-Systeme beispielsweise über Rahmenbetriebsvereinbarungen, Anlagen, Freigabeverfahren oder andere Beteiligungsmodelle geregelt werden. Welche Struktur sinnvoll ist, hängt insbesondere von der Komplexität des Systems und der vorhandenen betrieblichen Mitbestimmungsarchitektur ab.
Können auch bereits eingeführte Systeme überprüft werden?
Ja. Eine sachverständige Bewertung kann auch bei bereits bestehenden Systemen sinnvoll sein, beispielsweise wenn sich Funktionen verändert haben, neue KI-Funktionen hinzukommen oder bestehende Betriebsvereinbarungen nicht mehr zur technischen Realität passen.
Sie stehen vor der Einführung oder Regelung eines komplexen IT- oder KI-Systems? Ob Microsoft 365 Copilot, Workday, SAP, SuccessFactors, Workforce Management oder ein anderes Cloud- oder KI-System: Entscheidend ist, die wirklich relevanten Fragestellungen frühzeitig zu erkennen und eine Regelung zu entwickeln, die auch nach dem nächsten Software-Update noch funktioniert.
Ich unterstütze Betriebsrat und Arbeitgeber dabei als IT-Sachverständiger, Mitbestimmungslotse und Moderator.