Die digitale Transformation verändert die Geschäftsprozesse rasant, und ein zentraler Bestandteil davon ist der Wechsel von SAP ECC auf SAP S/4HANA. Während S/4HANA erhebliche Vorteile in Bezug auf Leistung, Echtzeitverarbeitung und Benutzerfreundlichkeit bietet, ist der Übergang mit großen Herausforderungen verbunden – sowohl technisch als auch organisatorisch. Eine dieser Herausforderungen betrifft die Mitbestimmung des Betriebsrats, die in solchen Projekten eine entscheidende Rolle spielt – Stichwort Betriebsvereinbarung SAP S/4HANA. Arbeitgeber-Vertreter und Betriebsräte sollten daher von Anfang an zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Warum der Wechsel auf SAP S/4HANA notwendig ist

SAP hat angekündigt, den Support für das Vorgängersystem SAP ECC bis Ende 2027 einzustellen. Unternehmen, die noch auf ECC setzen, sind daher gezwungen, den Wechsel zu vollziehen, um weiterhin von einem modernen ERP-System zu profitieren. SAP S/4HANA bietet dabei:

Echtzeit-Analysen durch die In-Memory-Datenbank HANA. Eine modernisierte Benutzeroberfläche mit SAP Fiori, die eine vereinfachte und intuitive Nutzererfahrung auf Desktop und mobilen Geräten bietet Flexibilität bei der Implementierung – sowohl On-Premise als auch in der Cloud.

Die Herausforderungen bei der Migration

Der Wechsel von SAP ECC auf S/4HANA ist nicht nur eine Frage der Softwareaktualisierung, sondern bedeutet eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse. Die Herausforderungen für Unternehmen lassen sich in mehrere Kategorien unterteilen:

• Komplexität der Migration: Der Umstieg auf S/4HANA ist technisch komplex, da es sich nicht nur um ein Software-Upgrade handelt, sondern um eine komplett neue Plattform. Viele Unternehmen müssen ihre bestehenden Prozesse und Datenstrukturen neu überdenken und anpassen. Dabei stehen sie oft vor der Entscheidung, ob sie eine „Greenfield“- (kompletter Neuaufbau) oder „Brownfield“-Migration (bestehende Systeme behalten und migrieren) durchführen​
• Datenmigration: Ein großes Hindernis ist die Datenmigration, da Unternehmen ihre Altdaten von ECC auf die neue S/4HANA-Datenbankstruktur übertragen müssen. Dies erfordert eine genaue Analyse, Bereinigung und manchmal sogar eine Transformation der Daten, was sehr zeitaufwendig sein kann​
• Funktionale Lücken: S/4HANA bietet zwar viele neue Funktionen, jedoch sind einige spezifische Features aus ECC noch nicht vollständig integriert. Besonders Unternehmen mit komplexen Produktions- oder Planungsprozessen könnten feststellen, dass bestimmte Funktionen, die in ECC vorhanden waren, noch nicht in S/4HANA zur Verfügung stehen. Dies kann zusätzliche Anpassungen oder den Einsatz von Drittanbieterlösungen erfordern​
• Schulung und Qualifizierung: Der Wechsel erfordert, dass Mitarbeiter in der neuen Umgebung geschult werden, insbesondere da die Benutzeroberfläche SAP Fiori und die zugrunde liegende Technologie von S/4HANA anders sind als die herkömmlichen ECC-Systeme. Dies kann erhebliche Schulungskosten und Zeitaufwände verursachen​
• Kosten und Ressourcenverfügbarkeit: Die Migration ist oft mit hohen Kosten verbunden, sowohl für die Implementierung als auch für die anschließende Wartung und Unterstützung. Darüber hinaus gibt es eine wachsende Nachfrage nach Experten für SAP S/4HANA, was zu einem Mangel an qualifizierten Ressourcen führt und die Projektkosten weiter in die Höhe

Warum die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats entscheidend ist – Betriebsvereinbarung

Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats in die Migration auf SAP S/4HANA ist nicht nur aus rechtlichen Gründen unverzichtbar, sondern auch für den reibungslosen Verlauf des Projekts von großer Bedeutung. Ein zentraler Aspekt der Mitbestimmung betrifft die Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter. Da SAP S/4HANA eine umfassende Transparenz und Echtzeit-Überwachung von Prozessen bietet, müssen klare Regelungen darüber getroffen werden, wie diese Daten genutzt werden. Hier spielt die Mitbestimmung eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Rechte der Mitarbeiter geschützt werden und kein unangemessener Druck entsteht.

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat können spezifische Teilprojekte definiert werden, die sich mit der Frage der Leistungs- und Verhaltenskontrolle befassen. Dies ermöglicht es, maßgeschneiderte Lösungen zu finden, die sowohl den betrieblichen Anforderungen gerecht werden als auch den Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Belegschaft respektieren. Eine solche Vorgehensweise schafft nicht nur Vertrauen, sondern fördert auch eine höhere Akzeptanz unter den Mitarbeitern, da sie sehen, dass ihre Interessen von Anfang an berücksichtigt werden.

Ein weiterer wesentlicher Punkt betrifft die Schulung der Mitarbeiter. Die Einführung von SAP S/4HANA erfordert umfangreiche Schulungen, da sowohl die neuen Funktionen als auch die geänderte Benutzeroberfläche, insbesondere durch SAP Fiori, eine Umstellung in den Arbeitsabläufen mit sich bringen. Hier kann der Betriebsrat eine wichtige Rolle spielen, indem er sicherstellt, dass die Schulungsmaßnahmen umfassend und auf die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt sind. Schulungsprogramme sollten nicht nur technisches Wissen vermitteln, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die neuen Systeme stärken und eventuelle Ängste vor Überwachung und Kontrolle abbauen.

Durch eine integrierte Mitbestimmung, bei der der Betriebsrat aktiv in Teilprojekte zur Kontrolle und Schulung eingebunden wird, können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Migration auf SAP S/4HANA nicht nur technisch, sondern auch sozial und rechtlich erfolgreich gestaltet wird.

Herausforderungen bewältigen: Ein gemeinsamer Sachverständiger

Um die Interessen beider Seiten – des Arbeitgebers und der Mitarbeiter – zu schützen, ist die Hinzuziehung eines gemeinsamen Sachverständigen sinnvoll. Dieser kann als neutrale Partei fungieren und sicherstellen, dass sowohl die technischen Anforderungen der S/4HANA-Migration als auch die arbeitsrechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden. Ein solcher Sachverständiger hilft dabei technische und rechtliche Aspekte in Einklang zu bringen und eine wertschöpfende Betriebsvereinbarung (BV) zu erarbeiten, die sowohl die Effizienz des Unternehmens als auch den Schutz der Mitarbeiterrechte gewährleistet.

Fazit: Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg

Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist ein umfassendes Transformationsprojekt, das Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellt. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und die enge Zusammenarbeit mit einem gemeinsamen Sachverständigen sind wesentliche Erfolgsfaktoren. Durch diese Zusammenarbeit wird nicht nur die rechtliche Sicherheit gewährleistet, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt und der Weg für eine reibungslose und erfolgreiche Migration geebnet. Arbeitgeber und Betriebsrat sollten sich als Partner in diesem Transformationsprozess verstehen, um gemeinsam den maximalen Nutzen aus der Einführung von SAP S/4HANA zu ziehen.

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