Stille Post oder klare Kommunikation: Wieso HR Spielleiter und Moderator zwischen Fachbereich und Betriebsrat sein soll

Allzu viele Projekte in Unternehmen laufen ab wie das Spiel „Stille Post“: Die Beteiligten – Fachabteilung, HR und Betriebsrat – flüstern meist, statt offen miteinander zu reden. Da sind Missverständnisse programmiert, wie zum Beispiel in einem Betrieb, der mittels neuer Software lediglich die Tourenplanung für seine Außendienstmitarbeiter optimieren wollte. Letztlich kam auf die Fachabteilung mehr zu, als bloß die bestmögliche Route berechnen zu lassen.

Staus, gesperrte Straßen, persönliche Terminwünsche von Kunden – auf Basis verschiedener Parameter sollte eine neue Software die Routenplanung für alle Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens automatisch vornehmen und diese dadurch entlasten. Denn bislang oblag es den Mitarbeitern selbst, die täglichen Touren zu den Kundenterminen zu planen. Der zuständige Fachbereich beriet sich daher intern über mögliche Softwarelösungen, wählte ein passendes System aus und informierte schließlich HR über das Vorgehen. So weit, so gut, so abgestimmt. Die Personalabteilung wiederum teilte dem Betriebsrat die anstehende Veränderung und die Einführung der Software mit, die ja vermeintlich – allein der Optimierung der Außendienstrouten dienen sollte. Fatalerweise erfolgte damit bereits eine erste Verfälschung der Fakten, was sich letztlich zu einem gravierenden Missverständnis entwickelte.

Denn weil die Abstimmung zwischen dem Fachbereich und der Personalabteilung – wie so oft wurde bei der Weitergabe von Informationen gekleckert statt geklotzt – sehr dürftig ausfiel, konnte HR wiederum den Betriebsrat nur unzureichend über die neue Software informieren. Wie beim Stille-Post-Spiel wurde quasi nur im Flüsterton kommuniziert. Entsprechend groß waren die Fragezeichen in den Augen der Betriebsratsmitglieder. Zu allem Überfluss gab es auch bezüglich des Zeitpunkts für die Softwareeinführung eine Unstimmigkeit. Als der Betriebsrat erst informiert wurde, war nämlich längst alles installiert und einsatzbereit. Damit aber nicht genug: Zum spielentscheidenden Knackpunkt wurde letztlich die Tatsache, dass die neue Software nicht nur die Tourenplanung optimierte, sondern den Außendienstmitarbeitern zugleich auch ihre Arbeitszeiten mehr oder weniger vorgab. Das war nun definitiv der Moment, an dem der Betriebsrat seine einschlägigen Mitbestimmungsrechte geltend machte.

Dass gelungene Kommunikation und Kooperation im betrieblichen Alltag keine Selbstverständlichkeiten sind, zeigt auch ein anderes Beispiel aus einem Filialunternehmen im Handel. Hier sollte eine neue Kundenfrequenzmessung eingeführt werden. Der Fachbereich diskutierte und plante, wie das Projekt umzusetzen war und entschied sich am Ende für den Einbau moderner Laserschranken und ein System zur automatischen Videoanalyse. Doch erst als die Handwerker mit Werkzeug und Messgeräten in der Filiale standen, erhielt der Betriebsrat von der Veränderung Kenntnis – und fragte zurecht: Was macht Ihr hier eigentlich?

Beim Zusammenspiel von Fachbereichen, HR und dem Betriebsrat entstehen immer wieder Spannungen, welche die Prozesse stören und verzögern. Mal führen Fachbereiche Projekte gänzlich ohne Einbeziehung der übrigen Beteiligten durch, mal verfügt die Personalabteilung nicht über das nötige Know-how, um den Betriebsrat vollumfänglich zu informieren und dessen Fragen zu beantworten, mal bleiben schlicht wichtige Informationen bei der Stille-Post Kommunikation auf der Strecke. Meist bekommt den Unmut zunächst die Personalabteilung zu spüren. Während der Betriebsrat die mangelnde Mitbestimmung kritisiert, herrscht im Fachbereich Unverständnis – schließlich war die Personalabteilung doch vorab informiert. Oder nicht? Dass diese zwar als Mittelsmann fungiert, der Fachbereich aber auch alle nötigen Informationen bereitstellen muss, wird häufig vergessen. In vielen Betrieben fehlen klare Strukturen und einheitliche Regelungen dazu, wer, wie und wann in die verschiedenen Prozesse einbezogen wird. Oft kennen die Beteiligten ihre Rollen nicht und übernehmen dadurch Aufgaben, die eigentlich nicht die ihren sind. Komplizierter wird es, wenn zudem die Konzernzentrale aus dem Ausland für Termindruck bei der Fachabteilung sorgt. Oft ist es dann einfacher, Fachabteilung und Betriebsrat für den direkten Austausch zusammenzuführen, während HR als Spielleiter auftritt und moderiert.

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